申请表通常是任何流程的初始阶段，无论是项目申请、财务申请、人力资源申请，还是员工每天使用的数百种不同的业务流程表格。在大多数公司流程中，有人会请求或报告某事以启动工作流程。因此，正确获取申请表对于流程的顺利运行至关重要。
正式会议、走廊讨论、即时消息和电子邮件——这些随意的、匆忙的询问的主要问题是，你永远无法获得你现在需要的所有信息。为了完成工作而追查先决条件，通常会比任务本身花费更长的时间。如果你不能立即获得这些具体信息，你就会陷入永无止境的变化循环中。
申请表使申请物品的过程正规化，同时提供了开始所需的所有信息。如果您从一开始就拥有所需的一切，那么您就可以第一次就满足期望，从而节省您的时间（和麻烦）。
什么是请求表格？
申请表是用于向组织或个人提出请求的文件。它通常包含有关请求者及其请求内容的信息，用于提供一致且有组织的方式来处理请求。申请表的目的是确保提供所有必要的信息，并且可以轻松跟踪和评估请求。
申请表可用于请求各种事物，包括服务、商品、信息或许可。它们通常用于商业、政府和非营利部门，并且有多种不同的格式，包括纸质表格、在线表格和电子邮件请求。申请表上所需的具体信息可能有所不同，具体取决于所提出的请求类型，但通常包括请求者的姓名、联系信息以及所请求内容的描述等详细信息。
为什么需要申请表？
在没有申请表和明确的申请程序的情况下，工作申请往往会通过各种途径到达，其中包括：
允许请求通过许多不协调的路线发送会增加丢失、重复甚至冲突请求的可能性。此外，这些杂乱无章的查询很少能立即提供您想要的所有信息。
使用申请表可确保提供所有必需的数据，让您在收集评估和执行工作所需的信息时保持井然有序。这一点至关重要，因为项目失败的主要原因之一是需求不足。
此外，如果没有结构化和统一的方法，变更可能会在未进行必要的效果评估或批准的情况下实施。申请表为每个收到的申请提供了一个正式、协调的流程。申请表还保证任务得到正确的规划和优先排序。它们有助于简化接收工作流程，并为整个工作申请流程增加结构。
申请表还可以使申请流程更加清晰，确保每个人都清楚了解需要做什么。例如，如果申请尚未获得授权，项目管理软件申请表可以向申请者显示其申请在评估流程中的位置。使用标准表格和流程还可以确保将申请发送到正确的项目或工作区域，并降低申请被错放的可能性。
将这些表格和程序保存在项目管理系统中，可以将它们整合起来并供所有利益相关者访问，从而改善沟通和问责制。团队成员不仅可以看到自己正在做什么，还可以看到其他人正在做什么以及接下来要做什么。任何有权访问项目管理软件的人都可以实时跟踪请求的状态。
请求表单可以被外部访问吗？
一个经常被问到的问题是，项目管理系统或公司之外的人员是否仍可以访问申请表。任何获得申请表链接的人都应该能够使用正确的项目管理软件查看、填写和提交申请表。
此功能允许任何人，即使他们不是注册用户，也可以成功提交自己的请求。 因此，不需要在项目管理软件中的主题专家或利益相关者仍然可以提交请求，而无需依赖其他人。
外部客户也可以使用表单提交请求。如果您正在进行用户测试或客户验收，这可以让他们轻松地提出问题或调整请求。
此外，它允许您对请求保持相同级别的控制和流程管理，无论是谁提出的请求：不再需要处理供应商或客户要求增加范围或项目调整的电子邮件和电话。
当使用 URL 链接提交请求表单时，外部用户将被要求提交他们的姓名和电子邮件地址。完成后，他们将收到一封电子邮件，确认他们的请求已成功提交。此通知让请求者确信他们的请求已收到并将得到妥善处理。
创建请求表单的最佳实践
这里有一些技巧可以让您的请求表单既方便用户使用又与其所属流程相关。
A）如果可能的话，预填字段
如果您的系统已经知道用户的任何信息，请不要让他们再次填写。这些信息可能包括您的姓名、部门、办公地点、主管等。其他“已知”信息可能包括“预设支出限额”或“分配的资源”（例如，如果已知，项目请求可能会预先填写请求者的指定项目经理）。这些类型的预填可以大大缩短表单填写时间，同时还可以改善用户体验。预填还可以限制输入错误数据的可能性，这可能会导致以后的表单处理困难。
B）尽可能避免使用自由格式字段
大多数表单用户更喜欢选择而不是键入，这是合乎逻辑的，因为这样速度更快。但是，它也非常适合报告。如果您使用预先确定的值进行选择，您将能够汇总回复，而无需手动规范化数据。例如，如果您的表单要求用户“描述资本收购。”并允许自由格式的响应，您可能会得到如下响应：
a) 更换无法正常运转的空调装置
b) 企业会计软件
c) 新建呼叫中心以增加其容量
d）我们需要更好的复印机
当 CFO 询问“那么，最常要求报销的费用类型是什么？”时，您完全不知道。但是，如果您使用带有以下选项的下拉菜单：
然后，在需要时，可以将这些内容逐一拆分。例如，如果用户选择“无形资产”，您可以提供其他选项，例如“专利、版权、特许经营/许可、商标或商誉”。现在，您可以运行一份按类型和子类型细分数据的报告。
C）仅包含必填字段
您不希望人们浏览您的申请表，然后寻找其他方式提出申请（电子邮件、电话、办公室“弹出”等）。如果您的表单充满了数百个字段，其中许多字段没有明显的用途，您的用户将离开它，并像水一样寻找阻力最小的路径。
考虑一下：对于您添加到表单中的每个字段，您必须向用户解释为什么需要这些信息。如果您遇到“有则更好”而不是“必须有”的字段，请考虑是否要保留它们。或者，只需问自己以下问题：
a) 用户是否有可能提供这些信息？
b) 后续报告是否需要？
c) 是否会根据该数据点采取行动？
这些问题将让您了解在请求中包含该字段的重要性。
D）请求者的伙伴是条件逻辑
虽然表单用户可能没有意识到，但可能有一些额外的问题隐藏在他们视线之外，只在必要时才会出现。表单开发人员可以通过显示和隐藏字段来大大减少表单的大小和复杂性。任何带有“（如果适用）”的问题/字段都适合使用条件逻辑。根据预填数据或过去的回复，表单应该能够确定问题是否合适。
例如，如果表单已经“知道”填写“硬件请求表单”的人是现场销售代表，那么它还知道应该显示表单的“平板电脑选择”部分，因为现场销售代表是唯一可能请求它们的角色。向其他所有人显示“平板电脑选择”选项意味着 IT 部门将收到那些不应该拥有平板电脑的人的平板电脑请求。
支出上限也是如此。如果您不希望员工提出超出其限额的购买请求，请根据员工的已知限额设置该字段。限制可能由员工的级别、部门或存储在所有员工数据库记录中的固定数字决定。
E）使其适合移动设备
无论开发何种类型的请求表单，消费者都希望能够使用手机或平板电脑。您的公司很可能也是如此。出色的移动表单不仅适用于现场服务人员；人力资源主管在机场批准新员工招聘或经理下班后在沙发上休息时也可以使用它们。
什么是营销请求表？
营销请求表是营销部门与请求其服务的人进行沟通的一种简单而有效的方式。根据请求的对象和项目性质，有几种营销请求表可供选择。
这种任务沟通准确地描述了所有项目标准、目标、主题和营销预算。此外，申请表有助于组织和理解公司内部的多向沟通。
营销团队可以使用以下营销请求表模板：
a) 项目申请表
b) 推介申请表
c) 预算申请表
d) 设计申请表
e) 访问请求表
每个企业都可以创建自己的营销请求表。当出现问题时，一些企业可能会使用解决方案请求表，而其他企业可能会在新员工加入公司时使用新员工入职请求表。
使用营销申请表的优势
营销请求表应用于向营销团队传达某项任务的所有需求。因此，营销请求表具有以下优势：可提高可访问性、概览性，并更准确地执行任务。我们将在以下部分中描述每个营销团队如何从这种工作结构中获益。
A）清晰的沟通
营销请求表应用于向营销团队传达某项任务的所有需求。因此，营销请求表具有以下优势：可提高可访问性、概览性，并更准确地执行任务。
B) 节省时间
在工作的所有方面，时间都是宝贵的，使用这些表格可以大大加快工作速度，特别是当团队需要在最后期限前完成任务时。
此外，由于完整的项目描述和所有相关细节都包含在单个请求表中，因此节省了来回沟通的时间是使用营销请求表的一个明显而积极的好处。
C）确保任务按计划进行
除了基本说明外，此类表格可能还包括一个字段，指示必须完成工作的截止日期。因此，每个项目的完成日期结构更好，时间管理方法也更易于理解。此外，团队知道按时完成任务所需的工作日数。
D）管理简单
在众多的营销需求中建立并确定活动的优先顺序可能非常困难。
为了与主管、雇主和客户沟通，远程员工或外包企业可能会使用各种沟通渠道，例如电子邮件和应用程序。营销请求表可能是解决此问题的有效方法，因为所有请求都集中在一个地方并发送给相应的人员。现在，确定优先级和管理日常职责变得容易得多。
E）收集所有信息
有预制的营销请求表单模板可用，但借助在线表单生成器，可以对其进行定制以满足每个人的需求。
这意味着每个表单都可以有您选择的字段，这些字段将收集特定请求的所有必要信息。
营销请求表示例和用例
A) 项目申请表
项目申请表是产生新颖和创新想法的绝佳资源。项目申请表包括项目必须满足的框架或所有要求。
因此，公司中的任何人都可以使用营销请求表来正确解释他的新项目概念，提供印刷材料，并解释新名片设计的目标。
a) 业主-营销经理。
b) 必填字段——描述项目目标的长文本/段落。
c) 最佳用途——提出必须执行的新的和更大的概念。
d) 用例-客户服务发现网站内容无法有效地向网站访问者传达产品的目标。 CS 团队可以向营销团队发送项目请求，要求团队找到一种通过文本改进产品展示的方法。
B) 预算申请表
预算申请表可能对 PPC 专家有用。PPC 专家可以使用此类营销申请表为新活动寻求预算，经理将清楚地了解项目需求、目标受众以及预算审批所需的其他参数。
a) 所有者——管理预算的营销人员或财务部门的人员。
b) 必填字段-总预算数。
c) 最佳用途——新社交媒体营销策略的预算请求。
d) 用例 –如果他们看到强大的营销潜力，PPC 专业人士可能会为某个活动请求更多的资金。
C) 推介申请表
许多营销团队在头脑风暴或推介会议期间收集想法，然后根据讨论结果确定日常工作。
团队可以在会议之前通过推介请求表或创意表格提交自己的想法，这可能是准备和收集想法的好方法。
a) 所有者 —内容管理者。
b) 必填字段——用于解释想法的长文本/段落。
c) 最佳用途——为博客文章和内容策略生成创意。
d) 用例-内容制作者了解到可能极大地影响网站评级的新 SEO 排名趋势。内容制作者可以提供此信息以及 SEO 增强建议，并在稍后的会议上进行讨论。
D) 访问请求表
您的团队是否使用大量管理、SEO、图形设计或社交媒体工具？某些工具可能限制帐户访问权限，并且一次只能由一名用户使用。另一方面，让某人访问您的帐户也可能是一个很大的危险。帐户请求表是跟踪谁和什么使用了您的帐户的绝佳工具。
我们的示例提供了联系信息和持续时间区域，以便管理人员可以收集有关工具的信息。
a) 业主 —办公室管理员。
b) 必填字段 –软件名称或软件下拉列表。
c) 最佳用途 –帐户管理简单，并且有内部工具可用。
d) 用例-公司的一名成员请求访问包含关键营销数据和分析的文件。办公室管理员可以使用此表单轻松跟踪谁需要访问数据以及出于何种目的。
E) 设计申请表
设计请求表是要求平面设计师为特定项目提供精确、清晰的设计的绝佳方法。
假设您想要一个新的网站设计。您可以使用此表单指定在创意阶段应使用哪些设计和副本，以便设计师能够按时完成任务。您还可以使用文件上传选项附加照片，以帮助设计师设想您的提案。
a) 业主– 平面设计师或营销专家。
b) 必填字段-图像上传选项。
c) 最佳用途——请求新的营销活动或更大规模的重新设计。
d) 用例-内容开发人员发现特定博客文章中的照片已过时且不再相关，从而损害了 Google 搜索中的页面排名。内容作者可以使用此表单请求更改照片，并提供在 Google 上排名较高的相关照片的示例。
问答
1. 我如何整理我收到的请求？
新请求会自动出现在您的创意板上，且处于请求表单的预选状态。创建一个经过筛选的创意板视图，仅显示您需要查看的入站请求，以保持井然有序。
2.当有人填写我的申请表时，我会收到通知吗？
生成请求表单时，您可以指定应通知哪些团队成员（如果您添加了自己的姓名，则包括您自己）。所有已添加到通知列表的用户在完成请求表单后都会收到一封电子邮件，只要他们在通知选项中启用了请求表单电子邮件提醒。）“设置”下的“帐户”页面允许您处理请求表单通知。
3. 我应该在申请表中包含哪些信息？
申请表上所需的具体信息可能有所不同，具体取决于所提出的申请类型和接收申请的组织。但是，通常包括以下信息：
a) 请求者的姓名、联系信息和签名（如需要）。
b) 请求描述，包括请求的目的和详细信息。
c) 请求日期。
d) 任何相关背景信息或支持文件，例如预算或项目计划。
e) 请求的截止日期（如适用）。
f) 如有需要，需获得相关方的授权或批准。
最好仔细阅读接收请求的组织提供的说明或指南，以确保您包含所有必要的信息。此外，在提交请求表之前仔细检查以确保所有信息准确且完整也是一个好主意。
4. 我可以在线提出申请吗？还是必须亲自提出申请？
申请是否可以通过在线或亲自提出取决于接收申请的具体组织。许多组织现在提供在线申请表作为提出申请的便捷方式，有些甚至要求通过其网站提交申请。在这种情况下，您通常可以填写表格，附上任何相关文件，然后以电子方式提交。
另一方面，有些组织可能仍要求亲自提出请求，尤其是对于敏感或机密信息。在这些情况下，您可能需要亲自前往组织填写请求表并提供任何必要的支持文件。
最好始终查看组织提供的指南或说明，以确定提出请求的首选方法。如果您不确定，也可以直接联系组织以确认他们的流程。
5. 我可以在申请表中附加其他文件吗？
您是否可以在申请表中附加其他文件取决于接收申请的具体组织和提交申请所使用的方法。
对于在线申请表，您可以通过上传文件或提供在线文档的链接将其他文档直接附加到表格中。
对于纸质申请表，您可能需要单独提交其他文件，可以在亲自提交时将其与填写完整的表格一起提交，也可以将其邮寄给组织。
最好仔细阅读组织提供的指南或说明，以确定是否可以将其他文件附加到申请表中，如果可以，应如何提交。如果您不确定，也可以直接联系组织进行澄清。
6. 我提交申请表后会发生什么？
提交请求表后发生的情况取决于接收请求的具体组织和所提出的请求类型。
通常，在您提交申请表后，组织将审核您的提交内容，以确定是否可以批准该请求，如果可以，则可能需要哪些其他信息或文件。他们还可能使用申请表中提供的信息来评估与满足请求相关的任何成本或费用。
一旦组织审核了您的申请表，他们通常会给您答复。答复的形式可能是批准、拒绝或要求提供更多信息或文件。如果请求获得批准，您可能会收到有关如何继续或何时可以满足请求的说明。
7. 如果我的请求被拒绝怎么办？
如果您的申请被拒绝，该组织通常会对该决定作出解释。根据申请的性质和组织的政策，您可以对该决定提出上诉或重新提交申请并提供更多信息。
在某些情况下，您还可以通过组织的网站或直接联系他们在线查看申请表的状态。
8. 我如何跟进我的请求状态？
跟踪申请状态的最佳方式取决于具体组织和提交申请的方法。以下是一些一般提示：
a) 在线查看状态：如果组织有网站，他们可能有一个系统允许您在线查看请求的状态。查找状态跟踪工具、客户门户或帮助中心，其中可能包含有关您的请求的信息。
b) 直接联系组织：您可以通过电话、电子邮件或亲自联系组织，询问您的申请状态。拨打电话时请准备好您的申请编号或参考编号。
c) 等待回复：根据请求的性质，组织可能需要一些时间来审核和处理您的提交。请耐心等待回复，但如果在合理的时间过去后您仍未收到任何回复，请不要犹豫与我们联系。
d) 考虑重新提交请求：如果您提交请求后过了很长时间仍未收到回复，请考虑重新提交请求。务必说明您未收到上次提交的回复，并提供参考编号或任何其他相关信息。
在跟进您的请求时，保持礼貌和专业非常重要。避免提出要求或表达不满，而应专注于寻求有关您的请求状态的信息以及您可以提供哪些帮助。
结论
清晰的沟通和明确的目标对于准确执行任务至关重要，尤其是在产品或服务营销中。许多公司使用各种技术来管理营销沟通、项目和任务，但有些技术效果不佳。
工作请求可以在收到时使用请求表单进行记录。您还可以使用这些表单创建提交、跟踪、评估和实施请求的系统程序。项目团队可以使用请求表单成功控制完整的端到端工作请求流程。
